Conoce a Anna, una experta en finanzas cuya especialidad es la gestión de gastos en su empresa. Sin embargo, esta tarea no siempre es divertida ya que cada semana debe construir un informe que incluye los gastos de todas las facturas en el sistema de gestión financiera de la compañía. Esto puede ser una tarea bastante tediosa, ya que a veces las facturas son archivos PDF creados a partir de documentos digitales, pero otras veces son simplemente facturas en papel que deben escanearse.
El proceso manual de ingresar las facturas y crear los informes le consume mucho tiempo valioso que podría dedicar a tareas más importantes. Además, la repetición constante del proceso aumenta la posibilidad de cometer errores en el informe final. Pero gracias a la Automatización Robótica de Procesos (RPA) de IBM, Anna puede ahora automatizar sus informes y muchas otras tareas repetitivas.
Índice
Automatizando con IBM RPA Studio
El primer paso de Anna es activar IBM RPA Studio, una plataforma donde puede crear fácilmente scripts de automatización. Los scripts contienen los pasos que indican al bot qué hacer. RPA Studio cuenta con una variedad de herramientas fáciles de usar que ayudan a automatizar diferentes tipos de tareas.
Anna construye rápidamente su bot arrastrando y soltando comandos desde la caja de herramientas del estudio a la interfaz de diseño del script. Estos comandos tienen instrucciones claras sobre lo que el bot debe ejecutar. Anna agrega un comando para que el bot especifique la carpeta que contiene los archivos PDF que necesita procesar. Luego, utiliza la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para extraer los datos necesarios de los PDF.
Además, Anna puede utilizar el grabador de acciones para añadir comandos a su script grabando sus interacciones en el sistema de gestión financiera. Cuando comienza a grabar, IBM RPA agrega automáticamente comandos al script basados en los pasos que ella realiza en su navegador. Una vez que termina de grabar, Anna puede hacer ajustes adicionales a su script si es necesario.
Beneficios de la automatización
Después de publicar el bot, el script se almacena en la nube y puede ser reutilizado según sea necesario. Además, se convierte en un recurso que está disponible para otros usuarios. Anna puede iniciar su bot en cualquier momento que lo necesite y el bot se encarga del resto. Una tarea que llevaría a Anna horas o incluso días completar, ahora se realiza en cuestión de minutos con solo hacer clic en un botón.
Gracias a esta automatización, Anna puede centrarse en tareas de alto valor y dejar que el bot se encargue de las funciones repetitivas. Ahora puede dedicarse a lo que realmente disfruta, añadiendo diversión a su trabajo en el campo financiero.
Tabla resumiendo la información
| Beneficios de IBM RPA Studio | Características |
|---|---|
| Ahorro de tiempo | Automatización de tareas repetitivas |
| Reducción de errores | Opciones de OCR y grabación de acciones |
| Colaboración | Scripts en la nube y disponibilidad para otros usuarios |
Preguntas frecuentes (FAQs)
1. ¿Puedo personalizar los scripts de automatización en IBM RPA Studio?
Sí, IBM RPA Studio ofrece una variedad de comandos y herramientas que le permiten personalizar los scripts según sus necesidades.
2. ¿Se requieren conocimientos de programación para utilizar IBM RPA Studio?
No, IBM RPA Studio está diseñado para ser fácil de usar incluso para usuarios sin experiencia en programación. El enfoque se basa en arrastrar y soltar comandos en lugar de escribir código.
3. ¿Cuánto tiempo toma aprender a utilizar IBM RPA Studio?
El aprendizaje de IBM RPA Studio puede variar según el nivel de experiencia del usuario, pero la interfaz intuitiva y las herramientas sencillas de usar hacen que el proceso de aprendizaje sea bastante rápido.
4. ¿Puedo utilizar IBM RPA Studio en diferentes sistemas operativos?
Sí, IBM RPA Studio es compatible con diversos sistemas operativos, lo que le permite utilizarlo en diferentes dispositivos.
5. ¿Es seguro utilizar IBM RPA Studio?
Sí, IBM RPA Studio sigue los más altos estándares de seguridad para proteger los datos y la información confidencial de los usuarios.
Esperamos que esta información te haya sido útil. No dudes en consultar nuestros otros articulos relacionados con la automatización y la seguridad cibernética.
¡Hasta la próxima!
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