En mis primeros días en mi primer trabajo de TI, conocí a un hombre al que llamaremos Bob. Bob lo sabía todo. Si querías saber cómo funcionaba nuestro antiguo sistema de facturación de 30 años, llamabas a Bob. Bob lo solucionaba y lo ponía en marcha de nuevo. También conocía el escondite del buen café. Bob era como una enciclopedia viviente para nosotros. Pero no pasó ni un mes desde que empecé a trabajar cuando Bob envió un correo electrónico a toda la empresa informándonos de su inminente jubilación. No es broma. Esto generó grandes preocupaciones para la dirección y Bob dedico sus últimas semanas a documentar frenéticamente todo lo que sabía. Este es un ejemplo de falta de conocimiento empresarial registrado. Lo que necesitábamos desde el principio era un sistema adecuado de gestión del conocimiento.
Índice
¿Qué es la gestión del conocimiento?
La gestión del conocimiento es el proceso de identificar, organizar, almacenar y difundir información dentro de una organización. Cuando el conocimiento no es fácilmente accesible, puede ser extremadamente costoso para un negocio. Por lo tanto, es crucial cosechar y almacenar este conocimiento en un Sistema de Gestión del Conocimiento o KMS, apoyado por una base de conocimiento.
Definición de conocimiento
Podemos definir el conocimiento en tres tipos: tácito, implícito y explícito. El conocimiento tácito se adquiere a través de la experiencia y se comprende intuitivamente. Por ejemplo, habilidades de liderazgo o reconocimiento de expresiones faciales. Este conocimiento tácito es difícil de codificar y escribir. Luego tenemos el conocimiento implícito, que es el «saber hacer» que aún no se ha escrito o registrado. Este fue el conocimiento que tenía Bob en su cabeza. Aunque este tipo de conocimiento puede no ser inicialmente evidente, se puede capturar con las herramientas y procesos adecuados. A diferencia del conocimiento tácito, el conocimiento implícito se puede codificar generalmente. Por último, está el conocimiento explícito, que es la información capturada en diversos tipos de documentos, como manuales, informes y guías.
Los beneficios de la gestión del conocimiento
El objetivo de la gestión del conocimiento es hacer que este valioso conocimiento empresarial esté accesible para cualquiera que lo necesite, cuando lo necesite. Para lograr esto, las empresas deben implementar un sistema para capturar, almacenar y difundir información a través de la empresa. Un sistema efectivo de gestión del conocimiento generalmente pasa por tres etapas principales: creación de conocimiento, almacenamiento de conocimiento y compartición de conocimiento.
Herramientas de gestión del conocimiento
Hay varias herramientas de gestión del conocimiento disponibles, algunas de las cuales son:
- Sistema de Gestión de Contenidos (CMS): Esta aplicación permite a los usuarios finales editar y publicar contenido en la web. Puede estar alojado en un sitio web público o en una intranet.
- Sistema de Gestión de Documentos (DMS): Este sistema actúa como un repositorio centralizado para almacenar documentos digitales como archivos PDF, imágenes o documentos de procesamiento de texto. Es ideal para almacenar guías de cómo hacer las cosas o documentos de lecciones aprendidas.
- Almacén de Datos (Data Warehouse): Este sistema permite la agregación de datos de diferentes fuentes en un único almacén de datos central y consistente. Es muy útil para el análisis de datos y la toma de decisiones basada en datos.
Por qué se debe implementar la gestión del conocimiento
Además de mantener el conocimiento empresarial, hay muchas razones para implementar una estrategia de gestión del conocimiento. Algunas de ellas son:
- Identificación de brechas de habilidades: La documentación relevante del conocimiento tácito o implícito y la consolidación del conocimiento explícito pueden ayudar a identificar brechas en las competencias básicas de los equipos.
- Mejora de la seguridad de los datos: Los sistemas de gestión del conocimiento permiten personalizar los permisos y el nivel de seguridad de los documentos, asegurando que la información se comparte solo en los canales correctos.
- Mejora de la eficiencia operativa: Los sistemas de gestión del conocimiento facilitan la toma de decisiones más rápida y mejoran la productividad de los empleados. Además, facilitan la incorporación de nuevos empleados y brindan soporte de autoayuda para los clientes.
Preguntas frecuentes
| Pregunta | Respuesta |
|---|---|
| ¿Qué es la gestión del conocimiento? | La gestión del conocimiento es el proceso de identificar, organizar, almacenar y difundir información dentro de una organización. |
| ¿Cuáles son los tipos de conocimiento? | Los tipos de conocimiento son tácito, implícito y explícito. |
| ¿Qué herramientas se utilizan en la gestión del conocimiento? | Algunas de las herramientas utilizadas en la gestión del conocimiento son: sistema de gestión de contenidos (CMS), sistema de gestión de documentos (DMS) y almacén de datos (Data Warehouse). |
| ¿Por qué es importante implementar la gestión del conocimiento? | La implementación de la gestión del conocimiento ayuda a mantener y compartir el conocimiento empresarial, identificar brechas de habilidades, mejorar la seguridad de los datos y aumentar la eficiencia operativa. |
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