¿Cómo funciona la minería de procesos?

La brecha entre los planes que has trazado y lo que realmente puedes ejecutar. Eso se llama vida real. Es humillante. Es frustrante y, francamente, inevitable. Pero las organizaciones, grandes o pequeñas, no tienen por qué conformarse con sistemas defectuosos que las obliguen a cojear hacia la mediocridad, hacia la ineficiencia y la inercia. Por eso, en este artículo, voy a explicar un concepto llamado minería de procesos, que ayuda a las organizaciones a identificar dónde fallaron sus planes o cuáles fueron defectuosos desde el principio, y cómo poner las cosas no solo en su lugar, sino en la vía rápida.

Fase 1: Descubrimiento

El descubrimiento resuelve un problema importante para muchas organizaciones: la falta de transparencia. En otras palabras, busca identificar qué no está funcionando detrás de escena. Busca esos impedimentos ocultos que podrían estar afectando las relaciones con los clientes, los costos y, en última instancia, los resultados financieros de un negocio. En el pasado, la fase de descubrimiento requería una ardua investigación, es decir, entrevistar a las partes interesadas. Esto se debía a que las innumerables variaciones y soluciones improvisadas que se presentan en la vida real a menudo no se documentan formalmente. En cambio, todas las soluciones provisionales y soluciones temporales suelen estar ocultas en la mente de los empleados a largo plazo. Es como desarrollar un truco de cocina para tu comida favorita, pero nunca te molestas en modificar la receta. Pero las entrevistas a las partes interesadas tienen limitaciones obvias. Es una tarea que consume tiempo y a menudo está afectada por el sesgo humano. Tal vez un miembro del equipo se muestra reacio a admitir una deficiencia o simplemente desconoce las mejores prácticas. Pero la minería de procesos evita ese problema extrayendo datos directamente de los registros de eventos. A su vez, esos datos se utilizan para crear un modelo de proceso, esencialmente un desglose cronológico paso a paso de cómo opera realmente un negocio. Aquí es donde entra en juego un concepto llamado minería de tareas, que ayuda a las organizaciones a profundizar aún más en sus operaciones. Mediante el uso de tecnologías avanzadas como el reconocimiento óptico de caracteres, el procesamiento de lenguaje natural y el aprendizaje automático, la minería de tareas registra y analiza datos de la actividad en el escritorio que a menudo están ausentes en los registros de eventos. Cosas como pulsaciones de teclas, clics de mouse y entradas de datos. Esta información ayuda a crear una «réplica digital» de una organización. Básicamente, una imagen precisa de cómo funciona una organización en el mundo real. Esto ayuda a identificar cualquier dependencia que deba ser reevaluada. También ayuda a identificar tareas repetitivas y poco productivas que se pueden automatizar. Además, la réplica digital es dinámica. Identifica cómo las desviaciones de las mejores prácticas afectan las métricas de rendimiento clave como el tiempo y el costo.

Fase 2: Monitoreo

Como mencioné anteriormente, la fase de monitoreo implica comparar el modelo de proceso que se generó durante la fase de descubrimiento con el plan original, es decir, el plan antes de que ocurriera la vida real. Este plan original, a veces llamado modelo de referencia, se somete a una verificación de conformidad para resaltar las diferencias entre el modelo de proceso y el modelo de referencia, y para identificar dónde se producen cuellos de botella y fallas ocultas. También documenta todas esas pequeñas soluciones provisionales y atajos que se han convertido sigilosamente en parte del estatus quo. Crucialmente, la fase de monitoreo también descubre las causas raíz de estas desviaciones e ineficiencias. En esencia, esta es la parte de la minería de procesos donde las organizaciones aprenden dónde y por qué se desviaron del camino preferido, también conocido como «Camino Feliz». Además, durante el monitoreo, las empresas pueden realizar verificaciones de cumplimiento basadas en hechos para asegurarse de que están actualizadas con un panorama regulatorio que cambia constantemente.

Fase 3: Optimización

Lo importante en esta fase son las simulaciones, es decir, comparar el modelo de proceso actual con el modelo de proceso deseado. Con esta experimentación virtual, las empresas pueden ver cómo los cambios que están considerando, como la implementación de más automatización, pueden afectar las métricas de rendimiento clave y crear efectos secundarios. Y gracias a las pruebas de escenarios ilimitadas, las organizaciones pueden experimentar con diferentes caminos sin comprometer tiempo y recursos. En otras palabras, es una prueba y error sin las consecuencias del error. Esto es extremadamente útil a la hora de establecer prioridades y descubrir cómo aprovechar los recursos limitados. Las tres fases de la minería de procesos, al igual que las fases de la luna, son cíclicas. Trazas un plan, ves cómo funciona en el mundo real, y haces ajustes, una y otra vez. La minería de procesos te permite medir constantemente, monitorear constantemente y mejorar constantemente. Todo se trata de agilidad y de capacitar a las empresas para que adopten rápidamente mejoras de procesos a través de conocimientos basados en datos.

IBM Process Mining

IBM Process Mining puede ajustar automáticamente los procesos de una empresa. Siguiendo un conjunto de reglas predefinidas, los cambios en los indicadores clave de rendimiento de una empresa desencadenan acciones correctivas de IBM Process Mining. Incluso los clientes pueden generar bots de automatización de procesos robóticos con solo hacer clic en un botón. Esto ayuda a identificar oportunidades de automatización y acelerar la implementación, lo que puede eliminar el trabajo repetitivo y optimizar los procesos engorrosos. Básicamente, la transición de la información a la acción se ha simplificado y acelerado en gran medida. Además, los bots de RPA se pueden reutilizar en toda una organización. Además, una de las capacidades principales de IBM Process Mining es su capacidad para ejecutar minería de procesos de varios niveles o de múltiples objetivos. Esto facilita un análisis global de los procesos de relación muchos a muchos, como «compra a pago» y «orden a efectivo», y proporciona una imagen unificada de las sinergias en diferentes países, departamentos y funciones. Esta visibilidad de extremo a extremo significa que las empresas pueden ver cómo los cambios en un área pueden afectar a toda la organización.

Resumen

En resumen, la minería de procesos es una herramienta poderosa para las organizaciones que desean identificar y solucionar problemas en sus procesos empresariales. Con las tres fases: descubrimiento, monitoreo y optimización, las empresas pueden obtener una visión clara de cómo funcionan realmente y hacer ajustes para mejorar su eficiencia y rendimiento. IBM Process Mining ofrece soluciones automatizadas y basadas en datos para ayudar a las empresas en este proceso.

Preguntas frecuentes

Espero que este artículo te haya proporcionado un entendimiento más profundo sobre la minería de procesos y cómo puede beneficiar a las organizaciones. Si quieres obtener más información sobre el tema, asegúrate de explorar los enlaces que se encuentran a continuación. ¡Y no olvides revisar nuestros artículos relacionados para obtener más contenido interesante!

Mila y César

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